Efficacité & Agilité Organisation Performance

10 habitudes à adopter pour gagner en efficacité

Les tâches et missions se multiplient et sont parfois difficile à mener simultanément. Découvrez nos 10 astuces pour gagner en efficacité.

1 – Trouver un équilibre personnel favorable à l’efficacité

L’une des principales clés pour gagner en efficacité commence, paradoxalement, par se soucier de son équilibre personnel. En effet, pour rester efficace au travail, il est indispensable de préserver son équilibre vie personnelle et vie professionnelle. D’autre part, avoir une bonne hygiène de vie en connaissant et respectant ses limites est une des clés de l’efficacité professionnelle. Ne cherchez pas à en faire trop et trop vite, préférez adopter une vision à long terme qui vous permettra de doser votre effort et donc d’être plus efficace sur la durée. Votre motivation sera ainsi préservée. Or l’attitude positive est souvent accompagnée de gains d’efficacité.

2 – Aborder son travail avec efficacité

La première chose à entreprendre est de prendre du recul sur les actions que vous menez. Votre objectif doit être de déterminer la finalité de vos actions d’un point de vue résultat. De cette façon, vous pourrez identifier les tâches pour lesquelles votre contribution est essentielle et donc vous concentrer sur ces missions. Pour mener à bien cette analyse, l’attitude est primordiale : restez pragmatique et procédez pas à pas. En effet, efficacité ne signifie pas précipitation ou obstination. Acceptez l’erreur et l’imprévu pour trouver les solutions les plus efficaces.

3 – Améliorer sa communication pour gagner en efficacité

Pour gagner en efficacité, bien communiquer c’est d’abord oser demander. On oublie parfois des réflexes évidents : dans un monde de plus en plus digital, n’oubliez pas que, parfois, se voir ou se parler de vive voix, c’est plus efficace qu’un email ! D’autre part, communiquez avec empathie pour favoriser la collaboration efficace.

4 – Gérer son temps avec plus d’efficacité

Luttez contre l’urgence qui est souvent cause de perte de temps et donc d’inefficacité. Au contraire, prenez le temps de prioriser vos actions et de planifier vos journées. Analysez vos habitudes pour détecter les tueurs de productivité : gestion des emails, réunions inefficaces, sollicitations téléphoniques… afin de leur trouver des parades. Parfois, il faut savoir perdre du temps par l’introspection pour en gagner.

5 – Se familiariser avec les technologies qui améliorent l’efficacité

Les technologies utilisées à bon escient sont souvent sources de plus d’efficacité. Utilisez, par exemple, les T.I.C (technologies de l’information et de la communication) pour enregistrer des pense-bêtes, prendre des notes en temps réel et les partager par la suite sans avoir à les saisir une seconde fois… Attention néanmoins, avant de recourir à une nouvelle technologie, assurez-vous de vous appuyer sur un outil stable afin d’éviter de renouveler l’opération s’il s’avère que la solution n’est pas pérenne. Ce serait d’une grande inefficacité…

6 – S’appuyer sur son réseau pour renforcer son efficacité

Les gains d’efficacité ne se font pas qu’à un niveau individuel. Au contraire, ils résultent bien souvent d’actions coordonnées plus efficaces. Pour parvenir à de tels bénéfices, choisissez avec soin les personnes avec lesquelles vous collaborez : mobilisez des talents polyvalents et complémentaires. L’un des outils qui facilitent la constitution efficace de votre réseau est une cartographie regroupant les critères de disponibilité, besoins et compétences. D’autre part, n’hésitez pas à vous constituer un pool d’experts qui pourront vous faire gagner du temps sur des questions spécifiques ou plus techniques.

7 – Jouer de sa capacité d’influence pour développer son efficacité

Une fois votre réseau identifié et constitué, l’enjeu est de parvenir à le fédérer et à l’activer efficacement. Tout d’abord, il ne faut pas hésiter à faire connaître votre besoin. D’autre part, il est impératif d’apporter du sens à vos demandes. C’est essentiel pour motiver les collaborateurs que vous sollicitez. Enfin, n’ayez crainte de partager vos informations pour enclencher une synergie positive d’où découlera plus d’efficacité.

8 – Optimiser son efficacité grâce à de bonnes collaborations

Pour gagner en efficacité, il faut accepter qu’on ne peut mener toutes ses tâches tout seul. Parfois, il est indispensable de scinder les nœuds d’action et de décision. Pour cela, apprenez à déléguer avec efficacité. Toutefois, prenez garde à bien gérer les nouvelles sollicitations qui découleront de ces nouvelles collaborations pour ne pas perdre en efficacité. Osez dire non pour vous préserver.

9 – Mettre en place un système de pilotage, facteur d’efficacité

Pour soutenir une attitude et des pratiques plus efficaces, il est utile de s’appuyer sur des outils de suivi tels que les tableaux de bord. En effet, monitorer vos actions en fonction des objectifs fixés et de leur atteinte, vous permet de détecter les pertes d’efficacité et axes d’optimisation. Par la suite, vous anticiperez mieux les risques.

10 – Capitaliser sur son expérience pour gagner en efficacité

En lien avec le travail de suivi et d’analyse, il semble évident qu’une source intéressante d’efficacité est d’apprendre à s’améliorer en permanence. Identifiez les bonnes pratiques (les vôtres et celles de votre entourage) pour gagner en performance. Partagez également pour recueillir d’autres retours d’expérience pour vous perfectionner et cultiver une bonne dynamique collective.

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