Soigner la préparation pour déléguer efficacement
1 -Travailler son état d’esprit : accepter de déléguer
Avant même de passer à l’action, pour déléguer efficacement, il faut d’abord que vous soyez vous-même convaincu de l’intérêt de déléguer et du bénéfice que vous en tirerez. En effet, bien souvent les managers ne parviennent pas à déléguer efficacement car ils ont des réserves sur cette dynamique. Ils s’y plient à marche forcée : plus par contrainte que par conviction. Or pour déléguer efficacement, il est indispensable d’adopter le bon état d’esprit.
Pourquoi déléguer ? De nombreuses bonnes raisons peuvent vous convaincre de sauter le pas :
- Motiver vos collaborateurs
- Organiser et mieux maîtriser votre temps
- Prioriser vos missions
2 – Analyser ses missions, tâches et objectifs
L’une des principales raisons pour déléguer est la charge de travail. Nous sommes souvent submergés par le volume et la diversité de nos missions. Déléguer devient alors la solution idéale pour se décharger de certaines tâches et se dégager du temps pour en traiter d’autres. Mais lesquelles ?
La délégation est une bonne occasion de faire l’état des lieux de vos missions : priorité, complexité, caractère sensible, objectifs, compétences nécessaires pour les mener… Une fois cette analyse effectuée, pour déléguer efficacement, concentrez-vous sur les tâches que vous êtes le seul à pouvoir gérer. De cette façon, vous obtenez la liste des actions pour lesquelles votre supervision suffit et la délégation est possible.
3 – Choisir le bon profil de collaborateur
Identifier les bonnes missions est une chose, choisir les personnes appropriées pour les mener en est une autre. La sélection des profils est une étape cruciale pour déléguer efficacement. Le défi est de trouver la personne ayant l’expérience, les compétences techniques et personnelles pour mener à bien la mission dans une relation harmonieuse.
Bien commencer : premier facteur de réussite pour déléguer efficacement
4 – Définir clairement les missions à déléguer
Avant de transmettre les missions que vous souhaitez déléguer, prenez le temps de bien définir :
- les moyens à disposition
- le champs d’action
- les objectifs à atteindre
- les délais à respecter
- l’ordre de priorité de cette tâche
Prenez garde à ne pas donner que des tâches indésirables. Si vous souhaitez déléguer efficacement, ne déléguez pas uniquement des missions de niveau inférieur au niveau d’expérience de vos collaborateurs.
5 – Communiquer les missions à son collaborateur
Cette étape détermine le succès d’une bonne collaboration. Pour s’assurer une bonne réception et compréhension, votre brief de départ doit être simple, clair et intelligible. En respectant ces conseils simples, vous renforcerez vos chances de déléguer efficacement et sereinement.
6 – Définir des règles conjointement
Afin de vous assurer l’adhésion de votre collaborateur et donc l’excellence de sa gestion, sollicitez-le dans la définition des conditions d’exécution. C’est la meilleure façon de l’impliquer et de le responsabiliser. Deux conditions indispensables pour déléguer efficacement.
7 – Informer les parties prenantes
Vous formez un binôme dans le cadre de la délégation. Néanmoins, n’oubliez pas d’informer en amont les parties prenantes impactées par la mission. Présentez la nouvelle personne en charge, les responsabilités de chacun et précisez le nouveau cadre d’action.
Accompagner, la clé pour déléguer efficacement
8 – Faire des retours et suivis d’avancement réguliers
Déléguer ne signifie pas se décharger complètement. Au contraire, pour déléguer efficacement, il est impératif de se rendre disponible pour accompagner votre collaborateur. Organisez des points réguliers pour vous tenir informé, mais aussi pour apporter si nécessaire des solutions.
Procédez progressivement en responsabilisant et en laissant de l’autonomie au fur et à mesure. Pour cela priorisez les actions à mener. Enfin pour garantir le succès de la tâche, mettez à disposition les ressources nécessaires.
Ne pas négliger la conclusion pour déléguer efficacement dans la durée
9 – Faire un bilan à la fin de la mission
Lorsque les tâches ont été réalisées et les objectifs atteints, prenez le temps de débriefer avec votre collaborateur. C’est important pour s’assurer la satisfaction des deux parties et préparer la prochaine délégation. N’oubliez pas que faire le point, c’est échanger mutuellement le positif comme le négatif.
10 – Déterminer les points d’amélioration
Déléguer efficacement demande un investissement de la part des deux parties. Il est donc préférable de l’envisager dans la durée. C’est pourquoi, chaque nouvelle expérience doit être l’occasion d’apprendre et de s’améliorer. Tout accomplissement est l’opportunité de capitaliser pour construire et affiner vos bonnes pratiques.
Quoiqu’il arrive, l’écoute, la communication, l’organisation et l’anticipation sont les qualités qu’il faut systématiquement mobiliser pour déléguer efficacement.
